תיאור המערכת

1. מטרת התוכנה והיקפה

GoldKey היא תוכנה מקוונת (SaaS) לניהול מגרש של סוחר רכב משומש בישראל: מלאי רכבים, רכישה ומכירה, עסקאות תיווך (רכב בקונסיגנציה), לקוחות וספקים, הוצאות, הסכמים, והפקת מסמכי הנהלת חשבונות. הסוחר והעובדים שלו נכנסים אליה בדפדפן, בלי התקנה.

התוכנה מפיקה את המסמכים החשבונאיים של הסוחר (פרק 3), מנהלת את ספר העסקאות וספר התיווך שבתוספת י' להוראות ניהול פנקסי חשבונות (פרק 6), ומפיקה ממשק פתוח בקובץ במבנה אחיד (פרק 8). התוכנה אינה מנהלת הנהלת חשבונות כפולה (יומן וכרטסות): את זו מנהל רואה החשבון של הסוחר, שמקבל ממנה קובץ ייצוא לחשבשבת. בהתאם, בקובץ במבנה אחיד שדה 1013 הוא 0.

סוחר רכב משומש הוא תמיד עוסק מורשה (תקנות מע"מ (רישום), תקנה 13(6)), ולכן התוכנה מפיקה חשבוניות מס בלבד ואינה מאפשרת עוסק פטור. בלי מספר עוסק וסוג עוסק, בסיס הנתונים מסרב להפיק מסמך.

2. מבנה המערכת ומקום שמירת הנתונים

• שרתים בישראל: האתר, בסיס הנתונים (PostgreSQL), שירות ההזדהות, אחסון הקבצים והגיבויים פועלים בשרתי Amazon Web Services באזור תל אביב (il-central-1). כל ספרי החשבונות והמסמכים נשמרים בישראל.
• גישה: בדפדפן, בחיבור מוצפן (HTTPS). התעבורה עוברת דרך Cloudflare להגנה מפני התקפות; מסמכים ונתונים אינם נשמרים שם.
• הפרדה בין עסקים: כל סוחר רואה רק את הנתונים שלו. ההפרדה נאכפת בבסיס הנתונים עצמו (Row Level Security), ולא רק במסכים.
• מידע ציבורי על רכבים: נשלף לפי מספר רישוי מאתר data.gov.il של משרד התחבורה. לא נשלח לשם מידע על לקוחות.

3. המסמכים שהתוכנה מפיקה

כל המסמכים נשמרים בטבלה אחת, ממוספרים, ואינם ניתנים לשינוי או למחיקה אחרי ההפקה. לכל סוג קוד לפי נספח 1 להוראות המבנה האחיד:

• פרטי העוסק: שם העסק, סוג העוסק ומספרו, והכתובת מועתקים לכל מסמך ברגע ההפקה ונשמרים איתו, כך ששינוי עתידי בפרטי העסק לא משנה מסמך שכבר הופק. אחרי המסמך הראשון אי אפשר עוד לשנות את מספר העוסק ואת סוג העוסק.
• פרטי הלקוח והרכב מועתקים למסמך באותו אופן: שם, מספר זהות או ח.פ, כתובת, ותיאור הרכב עם מספר הרישוי.
• תוכן החשבונית: כמות, מחיר ליחידה, סכום ללא מע"מ, שיעור המע"מ וסכומו בציון המילים "מס ערך מוסף", והסכום הכולל. שיעור המע"מ נשמר במסמך, כך שמסמך ישן ממשיך להציג את השיעור שחל ביום הפקתו.
• שיטת המרווח: במכירת רכב משומש שנקנה מאדם פרטי, המע"מ מחושב על המרווח בלבד (סעיף 5(א) לחוק ותקנה 2), והחשבונית מציגה חלק פטור וחלק חייב. רכב מסחרי ומקרים שאינם עומדים בתנאים מחויבים במע"מ מלא.
• טיוטה לפני הפקה: לפני כל הפקה הסוחר רואה את המסמך כטיוטה, המסומנת "טיוטה" בבירור על המסך ובהדפסה, ורק בלחיצה על "הפק מסמך" המסמך נוצר ומקבל מספר.

4. מספור, נעילה ותיקון מסמכים

• לכל סוג מסמך רצף מספרים משלו, חוץ מעמלת תיווך, שממוספרת ברצף חשבוניות המס, ומקבלה בתיווך וקבלה שלילית, שממוספרות ברצף הקבלות. ברירת המחדל: כל רצף מתחיל ב-80001.
• סוחר שעובר מתוכנה אחרת יכול לקבוע מספר התחלה לכל רצף, פעם אחת, לפני המסמך הראשון מאותו רצף. אחרי המסמך הראשון הרצף נעול.
• בסיס הנתונים עצמו מבטיח שאין מספר כפול ברצף, שאין מספר שהוקצה בלי מסמך, ושתאריך המסמך אינו עתידי ואינו מוקדם מהמסמך האחרון באותו רצף.
• מסמך שהופק לעולם לא משתנה ולא נמחק, גם לא על ידי מפעילת התוכנה: הגנות בבסיס הנתונים מסרבות לכל עדכון או מחיקה. תיקון נעשה רק בתיעוד נוסף: חשבונית מס זיכוי (עם הסיבה ומספר החשבונית המקורית), חשבונית רכש זיכוי או קבלה שלילית. המסמך המקורי ממשיך להיות מודפס בדיוק כפי שהופק, ומסומן "מסמך מבוטל" אם בוטל במלואו.
• בדוח "בדיקת רצף מספרים" התוכנה בודקת כל רצף ומציינת במפורש מספרים חסרים, כפולים, ומספרים שהוקצו ולא הופק להם מסמך — לכל התקופה או לתקופה נבחרת, עם אפשרות הדפסה.

5. מקור והעתק, הדפסה ומסמכים ממוחשבים

• מקור והעתק: העותק הראשון של מסמך — מודפס, מורד או נשלח — מסומן "מקור", וכל עותק אחר "העתק". המקור יוצא פעם אחת בלבד, והתוכנה סופרת כל הדפסה. הדפסה ישירה מהדפדפן (Ctrl+P) מסומנת תמיד "העתק".
• מסמך ממוחשב: קובץ ה-PDF נוצר אוטומטית מהנתונים השמורים, נושא את המילים "מסמך ממוחשב" ונחתם בחתימה דיגיטלית בשם העסק (PKCS#7), כך שכל שינוי בקובץ מתגלה.
• שליחה ללקוח בוואטסאפ, ב-SMS (קישור מאובטח) או בדוא"ל (הקובץ מצורף) מותרת רק כשמתקיימים תנאי הוראה 18ב:
  • הלקוח הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים. הסוחר מסמן את ההסכמה פעם אחת ללקוח, וההסכמה או ביטולה נשמרים לצמיתות.
  • כל התשלום בעסקה בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית. בעסקה עם מזומן, שיק, רכב בטרייד-אין או אמצעי אחר המסמך נמסר מודפס בלבד, והמערכת חוסמת את השליחה ומסבירה למה.
• תיעוד המשלוח: כל קובץ שיוצא מהמערכת נרשם: ערוץ, נמען, מקור או העתק, ותביעת אצבע (SHA-256) של הקובץ. קובץ המקור נשמר בארכיון.

6. ספר העסקאות וספר התיווך

ספר העסקאות וספר התיווך (תוספת י') נרשמים אוטומטית מתוך פעולות הסוחר, ברישומים קבועים שאי אפשר לשנות או למחוק:

• קליטת רכב: תאריך, פרטי הרכב (יצרן, דגם, שנה, מספר רישוי ושלדה), פרטי המוכר (שם, זהות או ח.פ, טלפון, כתובת), מחיר הקנייה, ושאלת התיווך (כן/לא) עם דמי התיווך.
• מכירה: תאריך, פרטי הקונה, מחיר המכירה ופרטי הטרייד-אין.
• תיקון פרטים או ביטול מכירה נרשמים כשורה חדשה ("תיקון" או "ביטול מכירה"), והשורה המקורית נשארת כפי שהייתה.
• לספר התיווך מספור משלו. רכבים שעדיין לא הושלמו מוצגים בנפרד כטיוטות.

7. מספרי הקצאה (חשבוניות ישראל)

• סוחר שחיבר את העסק לרשות המסים בוחר מתי לבקש מספר הקצאה: אף פעם, רק כשהחוק מחייב (חשבונית לעוסק מעל הסכום הקבוע), או תמיד. מכירה לאדם פרטי אינה מחייבת מספר הקצאה.
• הבקשה נבנית מהמסמך השמור (קוד 305 לחשבונית מס, 320 לחשבונית מס קבלה), והמספר שמתקבל מודפס על המסמך. בקשה שנכשלה נשלחת שוב אוטומטית כל שעה; סירוב מוצג לסוחר עם הסיבה.
• ההרשאה ברשות המסים תקפה לשנה, והמערכת מזכירה לחדש אותה. חשבונית זיכוי מציגה את מספר ההקצאה של החשבונית המקורית.

8. ממשק פתוח (מבנה אחיד) וייצוא לרואה החשבון

• מודול ממשק פתוח מפיק קבצים במבנה אחיד לפי "הוראות להפקת קבצים במבנה אחיד" (גרסה 1.31): INI.TXT ו-BKMVDATA.TXT (רשומות A000, A100, B110, C100, D110, D120, M100, Z900), בתיקייה OPENFRMT, לתקופה של עד 7 שנים.
• הקובץ נבנה פעם אחת ונשמר. ההדפסות שהמודול מפיק — פלט 2.6 (סיכום לפי סוג מסמך, כולל כל הקודים בנספח 1) ופלט 5.4 — וההורדה לקוחים מאותו קובץ שמור, ונרשמים ביומן הייצוא.
• ייצוא לחשבשבת (MOVEIN.DAT ו-PRM) וקובצי Excel של הדוחות מאפשרים לרואה החשבון לקלוט את הנתונים.

9. דוחות ובקרה

דוח הכנסות, חשבוניות פתוחות, הוצאות, מע"מ לתקופה, דוח חודשי ושנתי, מלאי, מסמכים שהופקו, ספר העסקאות, בדיקת רצף מספרים ויומן פעולות. כל דוח מודפס עם כותרת, תקופה, תאריך הפקה, "עמוד X מתוך Y" וסימון סוף הדוח.

10. הרשאות, אבטחה ויומן פעולות

• הרשאות: מנהל (כל הפעולות) ואיש מכירות (רואה רכבים ולקוחות ויכול למכור רכב, אבל לא מוסיף או עורך רכבים, לא מפיק מסמכים חשבונאיים בעצמו, ואינו רואה הוצאות, ספקים, דוחות כספיים והגדרות). מנהל יכול להשבית עובד, והגישה נסגרת מיד.
• התחברות: סיסמה, עם בדיקה שהפונה אדם, ואפשרות לאימות דו-שלבי. כל כניסה וכל ניסיון כניסה שנכשל נרשמים.
• יומן פעולות קבוע: הפקה, ביטול, הדפסת מקור, מספר הקצאה, משלוח מסמך, הסכמת לקוח, שינוי פרטי העסק, קביעת מספרי התחלה, שינוי הגדרות, חיבור לרשות המסים ושינויי צוות — מי, מתי ומה. היומן נכתב בבסיס הנתונים עצמו ואי אפשר לשנות או למחוק בו.
• חשבון שנסגר: עסק שעבד במערכת והמנוי שלו הסתיים או הושעה ממשיך לצפות במסמכים, בספרים ובדוחות ולייצא אותם עד 31.12 בשנה השביעית שאחרי הסגירה, בלי אפשרות לשנות דבר.

11. גיבוי, שמירה ושחזור

• גיבוי מלא של בסיס הנתונים בכל לילה, לאחסון נפרד בישראל, מוצפן; נשמר 35 יום.
• עותק חודשי נשמר 8 שנים.
• עותק רבעוני נעול: בשבוע הראשון של כל רבעון נשמרים בסיס הנתונים וכל הקבצים (כולל המסמכים הממוחשבים שנשלחו) בנעילה של 8 שנים (S3 Object Lock, COMPLIANCE). איש אינו יכול למחוק או לשנות אותם לפני תום התקופה — הגנה מפני חבלה.
• שחזור והדפסה: בכל חודש הגיבוי האחרון משוחזר לשרת נפרד ונבדק. בכל רבעון העותק הרבעוני משוחזר ומופקת ממנו רשימת המסמכים של כל עסק להדפסה.
• מסמכים חשבונאיים אינם נמחקים לעולם מבסיס הנתונים; עסק שהפיק מסמך לא יכול להימחק.

12. מהדורות התוכנה

• מספר המהדורה מודפס בתחתית כל מסמך, מופיע בהגדרות ("אודות התוכנה") ובקובץ במבנה אחיד (שדה 1008). לאחר הרישום יודפס גם מספר תעודת הרישום.
• כל שינוי בבסיס הנתונים שייך למהדורה, ובדיקה אוטומטית מונעת שינוי שלא שויך. מהדורה חדשה נרשמת ברשות המסים לפני שהיא מגיעה לסוחרים.
• קוד המקור של כל מהדורה רשומה נשמר בנעילה של 8 שנים.