מדריך למשתמש

הרשמה ואישור

1. בעמוד "פתיחת חשבון" ממלאים שם מלא, שם העסק, אימייל, טלפון וסיסמה (לפחות 8 תווים), ומאשרים את תנאי השימוש ומדיניות הפרטיות.
2. מאשרים את ההרשמה בקישור שנשלח לאימייל ("אשר את ההרשמה").
3. הבקשה נבדקת. עד לאישור מוצג "הבקשה שלך התקבלה", ולאחר האישור נשלחת הודעה באימייל.

פרטי העסק

בכניסה הראשונה מופיע "השלמת פרופיל העסק". אלה הפרטים שיודפסו על כל חשבונית, קבלה והסכם:

• כתובת מלאה ועיר.
• סוג העסק: "חברה בע״מ" או "עוסק מורשה". סוחר רכב משומש הוא תמיד עוסק מורשה, ולכן אין אפשרות של עוסק פטור.
• מספר ח.פ או ע.מ (9 ספרות; בעוסק מורשה — מספר הזהות של הבעלים).
• לוגו (רשות).

אחרי שהופק המסמך החשבונאי הראשון אי אפשר עוד לשנות את מספר העוסק ואת סוג העסק. בלי מספר עוסק המערכת לא תפיק מסמך. את הפרטים אפשר לעדכן ב-הגדרות ← פרטי העסק.

שלב 1 — פרטי רכישה

1. רכבים ← הוספת רכב, מקלידים את מספר הרישוי. פרטי הרכב נשלפים ממשרד התחבורה.
2. ממי קניתם (חובה): "לקוח" (אדם פרטי) או "ספק" (עסק). ספר הסחר מחייב את פרטי המוכר: ללקוח — שם, תעודת זהות, טלפון, כתובת ועיר; לספק — שם, ח.פ / ע.מ, טלפון, כתובת ועיר.
3. תאריך הכנסה למלאי (ברירת מחדל: היום).
4. סוג העסקה: "רגיל", "בתיווך" (רכב שמוכרים עבור הבעלים — המוכר חייב להיות לקוח) או "יבוא".
5. "המשך לשלב 2".

שלב 2 — השלמת פרטי הרכב

משלימים מחירים ופרטים. השאלה "שולמו דמי תיווך למתווך ברכישה?" היא חובה (כן/לא), כפי שדורש ספר הסחר. אם כן — סכום, שם המתווך ומענו. רק אחרי השלמת שלב 2 הרכב נרשם בספר הסחר; עד אז הוא מוצג כטיוטה.

כרטיס הרכב

בראש הכרטיס: מצב הרכב, "עריכה", "בדיקת רכב", ותפריט "הפקת מסמכים" (מנהלים) — כל מסמכי הרכב במקום אחד, בקבוצות "קנייה", "הסכמים" ו"מכירה". הלשוניות: כללי, פיננסי, מוכר וקונה, עסקאות ותשלומים, הוצאות, מסמכים, תיעוד נסיעות.

חשבונית מס

מופקת עם המכירה (פרק 4). אם חסרה — "הפק חשבונית מס" ברשימת המכירות או בתפריט "מכירה" של הרכב.

חשבונית מס קבלה

כשמלוא הסכום שולם במעמד ההפקה: "חשבונית מס קבלה" (כל עוד לא הופק מסמך מס למכירה). מזינים את התשלומים — סכומם חייב להיות שווה לסכום החשבונית. לתשלום חלקי מפיקים חשבונית מס ואחר כך קבלה.

קבלה

1. מסמכים ← הפקת מסמך ← קבלה, או "הפק קבלה" ברשימת המכירות.
2. תאריך (לא עתידי ולא לפני הקבלה האחרונה), ו"קבלה עבור": ללא מסמך משויך, חשבונית מס (בוחרים לקוח ומסמנים את החשבוניות הפתוחות), או ביטול קבלה (פרק 6).
3. מוסיפים תשלומים בלשוניות: מזומן, המחאות, כרטיסי אשראי, העברות בנקאיות, אחר, ניכוי מס במקור, רכבים. בשיק חובה בנק, סניף, חשבון ומספר המחאה; יש אפשרות להמחאות עוקבות.
4. תשלום במזומן מעל המותר בחוק מציג אזהרה ודורש אישור מפורש.
5. "הפק מסמך".

חשבונית רכש

כשקונים רכב מאדם פרטי, מפיקים בשמו חשבונית רכש: בכרטיס הרכב הפקת מסמכים ← קנייה ← הפק חשבונית רכש. בוחרים לקוח או ספק, תאריך ושורות; הסכום אינו יכול להיות נמוך ממחיר הקנייה. לא זמין לרכב בתיווך.

עסקת תיווך: קבלה בתיווך וחשבונית עמלה

• קבלה (תיווך) — "הפק קבלה (תיווך)": רישום הכסף שהתקבל מהקונה עבור בעל הרכב. מוצגים מחיר המכירה, מה שהתקבל עד כה והיתרה.
• חשבונית עמלה — מופקת עם המכירה, או "הפק חשבונית עמלה". אם הרכב נמכר במחיר המובטח לבעלים או מתחתיו — אין עמלה ולא תופק חשבונית.

חשבונית מס זיכוי

"בטל חשבונית (זיכוי)" בתפריט הרכב או ברשימת המכירות. חובה למלא "סיבת הזיכוי" (לדוגמה: ביטול העסקה, טעות במחיר) — היא מודפסת על הזיכוי כפי שהחוק דורש. אחרי "הפק מסמך" אפשר להפיק חשבונית חדשה ומתוקנת.

חשבונית רכש זיכוי

"זיכוי חשבונית רכש" בעמוד חשבונית הרכש, גם כן עם סיבה.

קבלה שלילית

במסך הקבלה בוחרים "ביטול קבלה" ואת הקבלה לביטול. תופק קבלה שלילית בסכום הקבלה המקורית, באותם אמצעי תשלום, והקבלה המקורית תסומן כמבוטלת. הקבלה השלילית ממשיכה את רצף מספרי הקבלות.

ביטול מכירה

"ביטול מכירה" (מנהלים) בכרטיס המכירה או ברשימת המכירות. לפני האישור מוצג מה יופק אוטומטית: חשבונית מס זיכוי, חשבונית רכש זיכוי לרכב בטרייד-אין אם היה, וקבלות שליליות לקבלות שנמסרו. הרכב חוזר למלאי, והמכירה נשארת בספר הסחר תחת "רישומים שבוטלו". הפעולה אינה הפיכה.

מקור והעתק

העותק הראשון שיוצא — מודפס בכפתור "הדפסה", מורד או נשלח — הוא ה"מקור"; כל עותק אחר מסומן "העתק". הדפסה ישירה מהדפדפן (Ctrl+P) היא תמיד העתק. לפני ההדפסה מוצג אם תצא "מקור (טרם הודפס)" או "העתק".

שליחה בוואטסאפ, ב-SMS ובמייל

הלקוח מקבל קישור מאובטח למסמך (במייל — גם קובץ PDF חתום דיגיטלית). לפי הוראה 18ב, השליחה אפשרית רק כש:

• הלקוח הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים. מסמנים "הלקוח הסכים לקבל מסמכים ממוחשבים" (לחיצה נוספת מאשרת) — פעם אחת ללקוח, בעמוד המסמך או בכרטיס הלקוח. אפשר לבטל ב"ביטול ההסכמה".
• כל התשלום בעסקה בכרטיס אשראי או בהעברה בנקאית. בעסקה עם מזומן, שיק, רכב בטרייד-אין או אמצעי אחר המסמך נמסר מודפס בלבד, וכפתורי השליחה סגורים עם הסבר.

קישור שנשלח אפשר לבטל ב"ביטול הקישור שנשלח". הדפסה והורדת PDF פתוחות תמיד.

ייצוא להנהלת חשבונות

• קליטה לחשבשבת (עד שנה): קודם ממלאים את מספרי הכרטיסים של רואה החשבון ב-הגדרות ← הנהלת חשבונות. הקבצים MOVEIN.DAT ו-MOVEIN.PRM.
• ממשק פתוח — קובץ במבנה אחיד (עד 7 שנים): בוחרים תקופה ו"הפקת קבצים במבנה אחיד". אחרי ההפקה: הורדת הקובץ, הפלט המודפס לפי סעיף 5.4 ("ביצוע ממשק פתוח הסתיים בהצלחה" עם מספר הרשומות מכל סוג) והפלט לפי סעיף 2.6 (סיכום המסמכים לפי סוג). כל הפקה נשמרת ב"יומן הפקות ממשק פתוח" ואפשר לחזור אליה.
• ההורדה לא שולחת דבר לאף גורם.